Offre d’emploi : Assistant.e Polyvalent.e à Abidjan (Côte D’Ivoire)

22/04/2024

Sous la supervision de la Coordinatrice du projet APPASAAS, projet d’Amélioration de la Protection, de la Prévention et de l’Accès aux Soins des personnes vivant avec l’Albinisme en Afrique Subsaharienne, en Côte d’Ivoire, l’Assistant.e Polyvalent.e sera en charge des activités de secrétariat du bureau, en appui à l’ensemble de l’équipe et aux partenaires notamment pour l’organisation des nombreux déplacements et événements du projet, dans le respect des procédures administratives, comptables et financières du bailleur et de la Fondation Pierre Fabre Côte d’Ivoire.

PRESENTATION DE LA FONDATION PIERRE FABRE

De manière désintéressée, indépendante et dans un but strictement humanitaire, la Fondation Pierre Fabre, reconnue d’utilité publique depuis 1999, a pour objet de permettre aux populations des pays les moins avancés et à celles des pays émergents dans le monde, ainsi qu’aux populations exceptionnellement plongées dans des situations de crise grave d’origine politique, économique et/ou naturelle, d’accéder, tant en qualité qu’en volume, aux soins et plus spécialement aux médicaments d’usage courant définis, notamment par l’OMS, comme essentiels à la santé humaine. Parmi ses missions, la Fondation Pierre Fabre soutient des programmes visant à améliorer la prise en charge des personnes atteintes d’albinisme (PAA).

Contexte de mission :

Selon les dernières données disponibles, la prévalence de l’albinisme est estimée entre 1 personne sur 4 000 et 1 personne sur 7 000 en Afrique sub-saharienne. Cette maladie génétique, caractérisée par une déficience de la pigmentation de la peau, des cheveux, des poils et des yeux est responsable d’une sensibilité extrême au soleil. Les risques de développer un cancer de la peau sont extrêmement élevés pour les PAA qui par ailleurs sont affectées par d’importantes déficiences visuelles. De plus, les PAA sont victimes de superstitions et de fausses croyances qui dans certaines régions d’Afrique conduisent à des agressions voire des meurtres. Les mythes erronés influencés par la superstition favorisent en outre la marginalisation et l’exclusion sociale des PAA. Nombres d’entre elles se voient ainsi refuser le droit à la participation civile et n’ont pas accès aux opportunités et services les plus élémentaires : les soins, l’éducation, le logement et l’emploi.

La Fondation Pierre Fabre intervient ainsi depuis 2015, aux côtés des associations locales et professionnels de santé pour renforcer l’information, la prévention, le dépistage précoce, et la prise en charge médicale des personnes atteintes d’albinisme en Afrique subsaharienne.

La Fondation Pierre Fabre Côte d’Ivoire recrute un ou une Assistant.e en appui à la Coordinatrice APPASAAS de la Fondation Pierre Fabre en Côte d’Ivoire.

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordinatrice de projet basé à Abidjan, et en lien fonctionnel avec la Responsable Administrative et Financière, l’assistant(e) polyvalent(e) apportera un appui à la gestion administrative du projet et à la mise en œuvre des activités du projet APASAAS.

Mission 1 : Appui à l’organisation des réunions, ateliers et formations

• Identification des besoins liés à l’organisation des ateliers de formations
• Appui à la rédaction de TDR de réunion et de formation et à l’élaboration de leurs budgets
• Rédaction et suivi des courriers d’invitation
• Appel des invités et confirmation de leur présence
• Identification et réservation des réceptifs hôteliers et de salles de formations
• Etablissement de demande d’avance pour les achats liées aux formations et suivi des commandes
• Reprographie des documents de formation
• Assurer le secrétariat lors des formations organisées au niveau local, notamment l’émargement des participants, la rédaction et diffusion de compte rendu…

Mission 2 : Faciliter l’organisation de missions et autres déplacements de l’équipe

• Rédaction des ordres de mission
• Appui pour les demandes de visa
• Réservations de billets d’avion
• Suivi et facilitation des déplacements du personnel du projet
• Appui pour la location de véhicule, réservation des hôtels après identification et validation des réceptifs hôteliers dans les zones d’intervention du projet
• Envoi de mails récapitulatifs du déplacement avec ensemble des informations aux personnes concernées

Mission 3 : Appui au suivi des paiements et tenue de la caisse APPASAAS

• Collecter les chèques établis par l’équipe finance et les remettre aux bénéficiaires
• Transmettre les décharges des chèques au chargé de finances et logistique
• Réceptionner les factures et les transmettre à la comptabilité pour paiement
• Collecter et transmettre tous les documents logistiques et comptables liés à l’organisation d’événements et déplacements à l’administrateur financier et logistique
• Gérer les paiements de la petite caisse du projet APPASAAS et soumettre les brouillards de caisse Excel et documents justificatifs à la comptabilité pour enregistrement
• Gérer et préparer un suivi mensuel Excel des avances de voyage et avances opérationnelles

Mission 4 : Gestion des rendez-vous et des courriers

• Appuyer la coordinatrice de projet dans le suivi des rendez-vous liées aux activités du projet
• Appuyer l’équipe du projet dans la rédaction des courriers et autres correspondances
• Assurer l’archivage des courriers arrivées et départs

Mission 5 : Traduction de documents et courriers

• Assurer la traduction de documents et de publications (anglais vers le français et vice versa)

Autres missions

• Gérer l’accueil des visiteurs au bureau, hors atelier et formations
• Mettre à jour le tableau de présence du bureau
• Contrôler les stocks de fournitures de bureau et informer le chargé de finances et logistiques du niveau des stocks à reconstituer.
• Toute autre mission ad hoc confiée par la coordinatrice de projet, en lien avec la mise en place des activités.

EXPÉRIENCES ET COMPÉTENCES

Diplôme / Niveau d’études :

• Bac + 2 minimum en gestion administrative et accueil ou tout autre domaine connexe
• Expérience d’au moins 3 ans à un poste similaire ; notamment dans des postes d’assistance de direction ou d’événementiel

Compétences requises :

• Bilingue Français -Anglais
• Sens de l’organisation
• Diplomatie – Rigueur – Intégrité
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Sens relationnel – Sens de la confidentialité – Capacité à respecter des délais
• Connaissances en Informatique

Conditions contractuelles : contrat de droit local ivoirien à temps complet

Durée du contrat : 12 mois renouvelable, à compter de mai 2024

Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 30/04/2024 à fpf.abidjan.recrutement@fondationpierrefabre.org avec en sujet la référence : « Assistant.e Polyvalent.e APPASAAS ».